Note de Service - 06/2023 -Procédure de commande pour les fournitures de bureau ainsi que le petit matériel.

Chers collègues,

Sur ma demande et en concertation avec Madame Stéphanie JONCKHEER, la Directrice des services Population/Etat-Civil/Etrangers/ Accueil & Logistique, Madame Laura PLEVOETS, Responsable des Marchés Publics, a rédigé la présente note afin d’harmoniser et de globaliser les commandes en fournitures de bureau ainsi qu’en petit matériel de bureau.

Le Directeur général,

 Dimitri TONNEAU

Procédure actuelle :

Actuellement, lorsqu’un service a besoin de fournitures de bureau ou de petit matériel de bureau, celui-ci s’adresse à l’accueil qui :

-        Collecte les différents besoins ;

-        Réalise une mise en concurrence soumise à la validation de la Cellule Marchés Publics ;

-        Demande au Service Finances de rédiger un bon de commande à destination de la firme retenue.

Adhésion aux accords-cadres réalisés par le Département de la Gestion mobilière du SPW :

Il est maintenant possible pour la commune, et ce, depuis le mois d’août de cette année, d’avoir recours aux accords-cadres passés par le Service public de Wallonie, et plus précisément le Département de la Gestion mobilière, en lien avec ce type de produits.

En effet, différents marchés sont accessibles par le biais de cette centrale d’achats dont notamment :

-        Le marché relatif à la fourniture de petites fournitures de bureau composé des 6 lots suivants :

Ø  Lot 1 : Etiquettes, pastilles de marquage et papier photos ;

Ø  Lot 2 : Fournitures d’emballages et d’expédition ;

Ø  Lot 3 : Blocs de bureau et cahiers ;

Ø  Lot 4 : Ecritures et corrections ;

Ø  Lot 5 : Petites fournitures ;

Ø  Lot 6 : Classements et archivages.

-        Le marché relatif à la fourniture de petits matériels de bureau composé des 5 lots suivants :

Ø  Lot 1 : Ventilateurs ;

Ø  Lot 2 : Luminaires ;

Ø  Lot 3 : Plastifieuse, relieuse, destructeurs, étiqueteuse, dictaphone, transcripteur pour dictaphone et accessoires ;

Ø  Lot 4 : Présentation, conférences et communication ;

Ø  Lot 5 : Petit matériel de bureau.

Les produits ayant été mis en concurrence par le SPW, couvrant la majeure partie des besoins de l’administration et les prix obtenus par la centrale étant plus avantageux de par le système des économies d’échelles, il a été décidé de recourir à ces deux marchés à partir du 1er octobre 2023.

Procédure applicable à partir du 09 octobre 2023 :

Lorsqu’un service aura besoin de matériel rentrant dans les marchés précités, une demande devra être formulée en ce sens auprès de la Cellule Marchés Publics par le biais de l’adresse email spécifique suivante dédiée uniquement à la réception des besoins :

petitesfournituresetpetitmaterieldebureau@jemeppe-sur-sambre.be

Cette demande devra :

-        Être communiquée pour le dernier vendredi du mois ;

-        Comporter les listings concernés complétés en termes de quantités. En effet, les tableaux Excel en annexe de la présente note de service, correspondant aux marchés et aux lots susmentionnés, comportent les formules nécessaires aux totaux des différents lots et doivent donc être uniquement complétés au niveau de la colonne « Quantité » ;

-        Être validée par le chef de service.

Si la demande n’est pas conforme aux modalités précitées, celle-ci sera laissée en attente jusqu’à ce qu’elle soit en ordre.

Il incombe aux différents chefs de services :

-        De centraliser les besoins de leurs services au maximum afin de n’envoyer à la Cellule Marchés Publics qu’une demande par service et par mois ;

-        De valider les demandes formulées par leurs services. Cette validation peut être réalisée par email ou bien par une signature sur le document scanné.

Si les services demandeurs ont besoin de matériel ne se trouvant pas dans les différents listings mais rentrant bien dans les deux marchés, de par leur objet, un email à part devra être envoyé par le service, toujours sur la même adresse email.

Le besoin « hors marché » devra être motivé et validé par le Chef de service.

Celui-ci sera alors mis en concurrence par la Cellule Marchés Publics.

Un stock tampon, relativement important, permettant de répondre aux besoins urgents ou de faible importance, sera conservé à l’accueil.

Tous les produits répertoriés dans les différents inventaires sont fournis par le fournisseur LYRECO qui est l’adjudicataire des deux marchés de la centrale.

Si le libellé du produit n’est pas suffisamment clair, il est possible de consulter ceux-ci par le biais du site du fournisseur en encodant simplement la référence mentionnée dans le listing.

Annexes :

En vue de compléter la présente note, vous trouverez en annexe :

·       L’inventaire récapitulatif des produits disponibles par le biais de l’accord-cadre pour le petit matériel de bureau (5 pages Excel correspondant aux 5 lots) ;

·       L’inventaire récapitulatif des produits disponibles par le biais de l’accord-cadre pour les petites fournitures de bureau (6 pages Excel correspondant aux 6 lots).